BAGI pemilik perniagaan kecil mahupun sederhana, pengurusan dokumen kewangan seperti invois, bil dan resit bukan sekadar rutin.

Ia sebaliknya amat penting untuk memastikan rekod akaun tepat di samping bagi mengelakkan kesilapan pembayaran dan memudahkan proses audit.

Namun ramai peniaga terutama yang baru bermula tidak menyedari bahawa terdapat lima cop asas yang sepatutnya digunakan dalam setiap dokumen berkaitan kewangan.

BACA LAGI: Impian 11 tahun musnah, peniaga kek cawan di Sungai Petani rugi RM50,000 bisnes kafe terpaksa ditutup

BACA LAGI: Persis Kundasang, lembah tenusu Jemaluang produk agropelancongan terbaharu di Mersing

Kelima-lima cop ini membantu mengelakkan kekeliruan, kesilapan berganda serta memastikan aliran kerja lebih teratur.

Berikut penjelasan ringkas dan fungsinya:

1. Cop 'PAID' (DIBAYAR)

Cop ini digunakan pada invois yang telah dibayar bagi mengelakkan pembayaran dibuat dua kali.

Terdapat juga versi cop 'Paid' yang datang dengan ruang tambahan untuk menulis tarikh pembayaran. Ia sangat berguna untuk memudahkan semakan oleh pihak akaun.

Kegunaannya lebih penting bagi syarikat yang mempunyai admin atau staf yang menguruskan pembayaran kerana setiap transaksi terutama melibatkan jumlah besar perlu mendapat kelulusan bos.

Tanpa sistem jelas, staf boleh dipersalahkan jika berlaku pertindihan.

2. Cop 'CASH'

Cop ini digunakan bagi pembayaran tunai menggunakan petty cash syarikat.

Walaupun jumlahnya kecil, ia tetap perlu direkod dengan jelas kerana ia tidak melalui transaksi bank.

Cop ini memastikan semua bayaran secara tunai diiktiraf dan tidak tercicir daripada laporan kewangan.

3. Cop 'POSTED'

Cop ini menandakan bahawa invois telah direkodkan ke dalam sistem akaun.

Pada ruangan kosong cop tersebut, staf akan menulis tarikh ia dimasukkan ke sistem.

Ini penting untuk mengelakkan invois direkodkan dua kali dan memudahkan penyelarasan dengan penyata bank serta laporan bulanan.

Lihat di Threads

4. Cop 'DATE' (TARIKH)

Antara cop paling penting tetapi paling kurang digunakan oleh peniaga kecil.

Cop ini perlu diletakkan pada invois yang diterima daripada pembekal atau kontraktor. Perlu diingat, tarikh invois dikeluarkan tidak semestinya sama dengan tarikh ia diterima oleh syarikat.

Tarikh penerimaan ini yang akan menentukan bulan mana kos tersebut perlu direkodkan. Jika tersalah bulan, laporan kewangan boleh jadi tidak tepat dan menjejaskan audit.

5. Cop Pengesahan Dalaman

Walaupun tidak dinamakan secara spesifik, banyak syarikat menggunakan cop seperti 'Verified', 'Approved' atau 'Checked'.

Cop ini digunakan sebelum proses pembayaran dibuat bagi mengesahkan invois sah dan tepat, barang/perkhidmatan telah diterima, jumlah tidak meragukan dan dokumen lengkap.

Cop ini biasanya digunakan oleh staf kewangan atau pengurus yang diberi kuasa.

Kelima-lima cop ini kelihatan remeh, namun fungsinya sangat besar dalam memastikan operasi kewangan syarikat berjalan lancar.

Bagi peniaga kecil yang baru membina sistem sendiri, penggunaan cop mampu mengurangkan risiko kesilapan, memudahkan audit dan mengelakkan salah faham antara staf serta pihak pengurusan. — Majoriti

Boleh follow media sosial Majoriti di Twitter, Facebook, Instagram, WhatsApp Channel dan Telegram